7 façons d’améliorer la communication dans votre petite entreprise

Une communication efficace est un élément important de l’exploitation d’une petite entreprise. Ces conseils vous aideront à améliorer vos processus.

7 façons d’améliorer la communication dans votre petite entreprise

La communication est le fondement de chaque relation que vous entretenez dans votre vie personnelle ; elle n’est pas différente en affaires. Sans une communication efficace, il peut y avoir des malentendus, des problèmes et des conflits entre votre personnel, vos clients et tous ceux que vous rencontrez. Une mauvaise communication peut rendre pratiquement impossible une délégation efficace, une productivité accrue et un environnement de travail agréable.

Les conseils ci-dessous vous aideront à affiner vos compétences en communication afin de gagner du temps, de réduire le stress et de devenir plus productif en communiquant efficacement dans chaque interaction que vous avez avec votre petite entreprise.

Limiter les distractions et écouter

L’écoute est la clé d’une communication efficace, mais ce n’est pas toujours facile. Une façon de devenir un meilleur auditeur est d’essayer de limiter les distractions pendant vos conversations qui rendent difficile d’entendre et d’absorber ce que les autres disent. Cela peut signifier fermer votre client de courriel, éteindre la sonnerie de votre téléphone ou fermer la porte de votre bureau. En faisant ces petites choses, vous vous assurez que la personne à qui vous parlez a toute votre attention.

Il est également important de limiter les distractions internes, c’est-à-dire, tout ce qui se passe dans votre esprit. Lorsque vous avez plusieurs sujets à aborder au cours d’une réunion ou d’une conversation, il peut être tentant de vous précipiter pour exprimer toutes vos idées, mais cela peut être source de confusion et donner à l’autre personne l’impression que sa contribution n’est pas importante. Ralentissez et rappelez-vous que la communication est à double sens. Établissez un échange qui permet aux deux parties d’avoir leur mot à dire.

Soyez réceptif

L’une des pires choses que vous puissiez faire en cas de conflit ou de plainte au sujet de votre entreprise, de vos produits, de vos services, etc. est de l’ignorer. Dans la plupart des cas, une réponse devrait être donnée immédiatement, même s’il ne s’agit que d’une brève déclaration indiquant que vous allez examiner la question.

Si vous attendez d’avoir toutes les informations nécessaires avant de tendre la main à la partie insatisfaite, non seulement elle finira par être insatisfaite, mais elle le sera aussi maintenant. Gardez les voies de communication ouvertes dans toutes les situations en étant aussi réceptif que possible et en vous assurant que les personnes qui vous rejoignent sentent que leur problème est important pour vous.

Poser les bonnes questions

Une grande partie de la communication repose sur l’obtention de l’information dont vous avez besoin, ce qui signifie souvent que vous devez poser les bons types de questions. Il y a des indices sur les questions que vous devriez poser à chaque étape de la conversation. Vous devez être en mesure d’écouter et de vous concentrer sur ces indices pour déterminer quelles questions vous permettront d’obtenir l’information dont vous avez besoin.

Prenons le cas d’un employé qui n’a pas atteint ses objectifs et qui est généralement malheureux au travail. Si vous ne posez pas les bonnes questions, vous n’irez peut-être jamais à la racine du problème, qu’il s’agisse de problèmes personnels ou d’un manque de remise en question.

Tirez le meilleur parti des réunions

Les réunions sont réputées pour perdre du temps si elles ne sont pas bien planifiées et bien organisées. Si vous êtes l’organisateur, la première chose à faire pour respecter le temps de chacun et rendre votre réunion aussi efficace que possible est de la planifier à l’avance. Ensuite, prenez le temps de préparer un ordre du jour qui décrit les points principaux et établit une structure pour la réunion.

Voici d’autres conseils intelligents qui vous aideront à faire en sorte que vos réunions soient productives :

  • Confirmez les heures des réunions dans les fuseaux horaires appropriés un à deux jours avant la réunion.
  • Désignez un modérateur de réunion qui gère la réunion et s’assure que les participants respectent l’ordre du jour.
  • Encouragez toutes les personnes présentes à la réunion à faire part de leurs commentaires et à poser des questions.
  • Prenez des notes, ou assignez quelqu’un d’autre à prendre des notes, pour saisir les détails importants de la réunion.

Combiner les méthodes de communication

La communication face à face ou voix à voix est idéale pour éliminer les problèmes de temps qui accompagnent souvent les courriels. Mais cela peut aussi créer plus de questions et de confusion si toutes les parties concernées ne sont pas sur la même longueur d’onde.

Même si la plupart de vos communications se font par téléphone ou lors d’événements de réseautage, vous pouvez créer des courriels sommaires qui décrivent ce qui a été discuté, quelles sont les prochaines étapes et qui est responsable de quoi. Il peut s’agir d’un excellent moyen de combiner différentes méthodes de communication pour une communication plus efficace (et moins déroutante) qui va de l’avant.

Priorité au service à la clientèle

Un bon service à la clientèle repose sur une communication bidirectionnelle. Souvent, lorsque des conflits surviennent avec les clients, la clé de la résolution est de communiquer pour découvrir le problème, puis de continuer à communiquer jusqu’à ce qu’une solution soit trouvée.

Une façon de maintenir des relations à long terme avec vos clients est de maintenir des lignes de communication ouvertes. Cela signifie qu’il faut demander des commentaires sur la façon dont les choses se passent et ce qu’ils pensent des produits et des services que vous offrez. Cela peut se faire à la fin d’un projet, au cours de conversations quotidiennes, avec un groupe de discussion ou au moyen de sondages officiels.

Utilisez les commentaires que vous recevez

Si vous communiquez déjà avec vos clients, vous recevrez probablement des commentaires régulièrement, même si vous ne les sollicitez pas par des méthodes officielles. Il peut être une mine d’informations utiles sur la façon dont votre entreprise, vos produits et vos services sont perçus par vos clients et vos clients potentiels. Pour être efficace, cependant, vous devez utiliser ces données pour modifier et améliorer vos processus. Créez un processus pour recueillir les commentaires que vous recevez en un seul endroit, puis réservez du temps chaque mois ou deux pour analyser les données et créer un plan de mise en œuvre et de suivi des améliorations.

En fin de compte, une communication efficace peut être l’une des compétences les plus importantes que vous utilisez dans votre entreprise. Si vos compétences en communication peuvent être affinées, prenez le temps d’analyser votre façon de communiquer et les résultats de votre communication. Concentrez-vous ensuite sur les moyens de l’améliorer au fil du temps. Vous serez peut-être surpris de constater à quel point cela améliore vos relations avec le personnel, les clients et les collègues.

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Soba Katura
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